Gestão administrativa e serviços
A utilização de ferramentas de IA no âmbito da gestão administrativa e serviços visa aumentar a eficiência, a qualidade do serviço e a conformidade normativa, preservando sempre a proteção de dados, a segurança da informação, a integridade institucional e a qualidade do atendimento ao público.
O âmbito de utilização permitida inclui, por exemplo:
- o apoio a tarefas repetitivas e de produtividade: elaboração de minutas, ofícios, rascunhos de textos informativos, sínteses procedimentais e organização de eventos;
- a assistência ao atendimento: preparação de respostas modelo e FAQ, com validação humana obrigatória no contacto com utentes.
- A utilização de IA é condicionada à aplicação de ferramentas recomendadas, anonimização de dados pessoais e registo, nos seguintes casos: suporte à gestão de informação: classificação preliminar de pedidos; sumarização de normativos e extração de pontos de ação; apoio à análise operacional: rascunho de relatórios estatísticos (com verificação humana dos dados) e preparação de dashboards internos explicativos.
Não é permitido o uso de IA que envolva dados sensíveis/confidenciais e de categoria especial, de acordo com o RGPD (EU 2016/679), delegação de decisões administrativas ou alteração de registos oficiais sem validação e autorização competentes.
A utilização de IA não confere autonomia decisória. Todas as decisões administrativas permanecem exclusivamente sob responsabilidade humana, baseadas em informação verificada e em normativos aplicáveis. Devem utilizar-se preferencialmente ferramentas validadas institucionalmente.
A utilização permitida dentro deste âmbito, não carece de apresentação ou acompanhamento da declaração de utilização de IA.
